Lectura automática de documentos con IA
Facturas, guías de transporte (CT-e), contratos y comprobantes llegan por correo o carga de archivos, la IA extrae los datos, los verifica y los carga en el ERP. El equipo solo revisa lo que la IA marca como duda.
Cómo funciona hoy, sin automatización.
Todos los días llegan decenas de PDF por correo. Alguien los abre uno por uno, copia el CNPJ, el monto, el vencimiento y los ítems al ERP, y vuelve a revisar a fin de mes, cuando el cierre no cuadra.
- 01Horas por semana tipeando lo que ya está escrito en el documento.
- 02Un error de tipeo en el monto o el vencimiento se convierte en multa, intereses o cobro equivocado.
- 03Los documentos quedan parados en la bandeja de entrada esperando que alguien tenga tiempo.
- 04Nadie sabe con certeza qué documentos ya se cargaron.
El flujo, paso a paso.
-
01
Llega el documento
Por correo, carga de archivos, carpeta compartida o WhatsApp.
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02
La IA lee y extrae
Identifica el tipo de documento y extrae los campos: CNPJ, montos, fechas, ítems.
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03
Verifica los datos
Los compara con el pedido, el proveedor y las reglas de la empresa.
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04
Carga en el ERP
Crea el asiento, la cuenta por pagar o el registro correcto en el sistema.
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05
Una persona revisa las excepciones
Solo lo que no coincide va a revisión, con el motivo indicado.
Lo que se entregaría.
Entregables
- Lectura de facturas, guías de transporte (CT-e), contratos, boletos y comprobantes.
- Reglas de verificación con pedidos, proveedores y montos.
- Carga automática en el ERP o el sistema financiero.
- Cola de revisión para excepciones e historial de cada documento leído.
- Correo
- Google Drive u OneDrive
- ERP
- Finanzas
- SEFAZ (XML de NF-e y CT-e)
Etapas
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Descubrimiento2 a 3 días
Tipos de documento, campos necesarios y reglas de verificación.
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Lectura y reglas2 a 3 semanas
Modelos de extracción, verificación e integración con el ERP.
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Prueba con documentos reales1 semana
Procesamos documentos de los últimos meses y medimos la precisión.
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Puesta en marcha y ajustes1 semana
Paso a producción con la cola de revisión activa.
El plazo final se define en la propuesta, después del descubrimiento.
Preguntas sobre este caso.
¿La IA lee documentos escaneados o fotos?
Sí. PDF digitales, documentos escaneados y fotos legibles. Cuando existe el XML de la factura, se usa primero porque es más preciso.
¿Y si la IA se equivoca en un monto?
Las reglas de verificación comparan el documento con el pedido y el proveedor. Lo que no coincide no se carga: va a revisión de una persona.
¿Funciona con mi ERP?
Funciona con ERP que tengan API o importación de archivos. En el descubrimiento confirmamos cómo cargar en tu sistema.
¿Qué documentos se pueden automatizar?
Facturas, guías de transporte (CT-e), boletos, comprobantes de pago, contratos, órdenes de compra y otros documentos con estructura parecida. El CT-e también puede verificarse contra la tabla de fletes y la cotización antes de cargarlo.
¿Quieres ver cómo quedaría en tu empresa?
Tú explicas el problema. Nosotros creamos la solución. Respuesta directa, sin propuestas genéricas.
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