Asistente de IA sobre los documentos de la empresa
El equipo pregunta en lenguaje común y la IA responde con base en los manuales, políticas y procedimientos de la empresa, indicando siempre de qué documento sacó la respuesta.
Cómo funciona hoy, sin automatización.
La respuesta existe, pero está en un PDF de 80 páginas, en una carpeta que poca gente sabe dónde está. Entonces el equipo le pregunta a la persona más antigua, que deja lo que está haciendo para responder por décima vez.
- 01Un empleado nuevo tarda semanas en aprender procedimientos que ya están escritos.
- 02Cada persona responde a su manera, y el procedimiento oficial no se sigue.
- 03Las personas con más experiencia pasan el día respondiendo dudas.
- 04Manuales desactualizados conviven con versiones nuevas y nadie sabe cuál vale.
El flujo, paso a paso.
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01
Documentos organizados
Manuales, políticas y procedimientos reunidos en una base.
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02
Una persona pregunta
En el chat interno, Teams, Slack o WhatsApp.
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03
La IA busca en los documentos
Encuentra los fragmentos que responden la pregunta.
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04
Responde con la fuente
La respuesta viene con el nombre del documento y el fragmento usado.
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05
Sin respuesta, avisa
Si no está en los documentos, la IA dice que no sabe e indica a quién consultar.
Lo que se entregaría.
Entregables
- Base de conocimiento con los documentos de la empresa, actualizada automáticamente.
- Asistente de IA en el canal que el equipo ya usa.
- Respuestas con la fuente indicada y control de acceso por área.
- Informe de las preguntas más frecuentes y de las que quedaron sin respuesta.
- Google Drive
- SharePoint u OneDrive
- Notion o Confluence
- Microsoft Teams
- Slack
Etapas
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Descubrimiento2 a 3 días
Qué documentos entran, quién puede ver qué y dónde va a preguntar el equipo.
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Base y asistente2 a 3 semanas
Organización de los documentos, búsqueda e integración con el canal.
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Prueba con el equipo1 semana
Un grupo lo usa en el día a día y evalúa las respuestas.
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Puesta en marcha y ajustes1 semana
Apertura para todos y seguimiento de las preguntas.
El plazo final se define en la propuesta, después del descubrimiento.
Preguntas sobre este caso.
¿La IA puede inventar una respuesta?
Está configurada para responder solo con base en los documentos y mostrar la fuente. Cuando la respuesta no está ahí, dice que no sabe.
¿Cada persona ve solo lo que puede ver?
Sí. El acceso sigue los permisos por área: un documento de RR. HH., por ejemplo, solo aparece para quien tiene acceso a él.
Cuando un manual cambia, ¿la IA se actualiza?
Sí. La base se sincroniza con la carpeta de documentos, y la versión nueva rige desde la próxima actualización.
¿Los documentos de la empresa se usan para entrenar IA de terceros?
No. Los documentos se consultan en el momento de la pregunta, con proveedores y contratos que no usan los datos para entrenamiento.
¿Quieres ver cómo quedaría en tu empresa?
Tú explicas el problema. Nosotros creamos la solución. Respuesta directa, sin propuestas genéricas.
Ver también.
Atención con IA en WhatsApp
Responde a los clientes las 24 horas, consulta pedidos en tu sistema y pasa a una persona cuando hace falta.
// 02Lectura automática de documentos
Facturas, guías de transporte (CT-e), contratos y comprobantes leídos por la IA y cargados en el ERP.
// 03Triaje de pedidos y leads
Solicitudes de varios canales clasificadas y enviadas a la persona correcta.
// 04Rutinas administrativas en automático
Conciliación bancaria, altas y cobranza hechas por la IA, con aprobación humana donde importa.
// 06Informes que se arman solos
El resumen semanal sale listo, sin que nadie junte planillas.