Automatización de procesos administrativos con IA
Las tareas que se repiten todos los días en administración y finanzas, como cobrar, conciliar, dar de alta y responder correos de rutina, pasan a hacerlas la IA. El equipo aprueba lo que importa y se ocupa de las excepciones.
Cómo funciona hoy, sin automatización.
El día de administración empieza con la misma lista: revisar el extracto, registrar los pagos, cobrar a quien se atrasó, dar de alta al cliente nuevo y responder los mismos correos de siempre. Queda poco tiempo para lo que exige decisión.
- 01Registro de pagos y conciliación bancaria hechos línea por línea.
- 02La cobranza se atrasa porque nadie tuvo tiempo de enviar el recordatorio.
- 03Altas de clientes y proveedores tipeadas a mano, con errores de CNPJ y dirección.
- 04Los mismos correos de rutina escritos desde cero varias veces por semana.
El flujo, paso a paso.
-
01
La rutina se activa
Por horario, por un correo que llega o por un cambio en el sistema.
-
02
La IA reúne los datos
Busca en el ERP, el banco, el correo y las planillas lo que la tarea necesita.
-
03
Ejecuta la tarea
Concilia, cobra, da de alta o prepara la respuesta, siguiendo las reglas de la empresa.
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04
Una persona aprueba lo que importa
Pagos, montos por encima del límite y excepciones esperan aprobación.
-
05
Todo queda registrado
Cada acción queda en el historial, con lo que se hizo y por qué.
Lo que se entregaría.
Entregables
- Mapeo de las rutinas y elección de las que más tiempo consumen.
- Automatización de cada rutina con las reglas de la empresa.
- Etapas de aprobación humana y alertas de excepción.
- Historial de cada acción y panel con el tiempo ahorrado.
- ERP (Bling, Tiny, Omie y otros)
- Banco (extracto y API)
- Correo
- Google Sheets o Excel
- Receita Federal (consulta de CNPJ)
Etapas
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Descubrimiento2 a 3 días
Relevamiento de las rutinas, el tiempo que consume cada una y las reglas.
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Primeras rutinas2 a 3 semanas
Automatización de las 2 o 3 rutinas que más tiempo consumen.
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Prueba con el equipo1 semana
Las rutinas corren en paralelo con el trabajo manual hasta que coinciden.
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Puesta en marcha y próximas rutinascontinuo
Paso a producción y elección de las próximas rutinas.
El plazo final se define en la propuesta, después del descubrimiento.
Preguntas sobre este caso.
¿Qué rutinas conviene automatizar primero?
Las que se repiten con una regla clara: registro de pagos, conciliación, recordatorios de cobranza, altas a partir del CNPJ y correos de rutina. En el descubrimiento medimos cuál consume más tiempo.
¿La IA maneja el dinero de la empresa?
No sin aprobación. Los pagos y cualquier acción con un monto por encima del límite definido esperan a que una persona los apruebe.
¿Y si la rutina cambia?
Las reglas quedan documentadas y se pueden ajustar. Los cambios pequeños entran en el soporte; las rutinas nuevas se convierten en una nueva etapa.
¿Tengo que cambiar mi ERP?
No. La automatización trabaja con el ERP que ya usan, por API, importación de archivos o acceso a la base de datos.
¿Quieres ver cómo quedaría en tu empresa?
Tú explicas el problema. Nosotros creamos la solución. Respuesta directa, sin propuestas genéricas.
Ver también.
Atención con IA en WhatsApp
Responde a los clientes las 24 horas, consulta pedidos en tu sistema y pasa a una persona cuando hace falta.
// 02Lectura automática de documentos
Facturas, guías de transporte (CT-e), contratos y comprobantes leídos por la IA y cargados en el ERP.
// 03Triaje de pedidos y leads
Solicitudes de varios canales clasificadas y enviadas a la persona correcta.
// 05Asistente sobre los documentos de la empresa
El equipo pregunta y la IA responde con base en los manuales y políticas internas.
// 06Informes que se arman solos
El resumen semanal sale listo, sin que nadie junte planillas.