Automação de processos administrativos com IA
As tarefas que se repetem todo dia no administrativo e no financeiro, como cobrar, conciliar, cadastrar e responder e-mails de rotina, passam a ser feitas pela IA. A equipe aprova o que importa e cuida das exceções.
Como funciona hoje, sem automação.
O dia do administrativo começa com a mesma lista: conferir o extrato, dar baixa nos pagamentos, cobrar quem atrasou, cadastrar o cliente novo e responder os mesmos e-mails de sempre. Sobra pouco tempo para o que exige decisão.
- 01Baixa de pagamentos e conciliação bancária feitas linha por linha.
- 02Cobrança atrasa porque ninguém teve tempo de mandar o lembrete.
- 03Cadastro de cliente e fornecedor digitado à mão, com erro de CNPJ e endereço.
- 04Os mesmos e-mails de rotina escritos do zero várias vezes por semana.
O fluxo, passo a passo.
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01
A rotina dispara
Por horário, por um e-mail que chega ou por uma mudança no sistema.
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02
IA coleta os dados
Busca no ERP, no banco, no e-mail e nas planilhas o que a tarefa precisa.
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03
Executa a tarefa
Concilia, cobra, cadastra ou prepara a resposta, seguindo as regras da empresa.
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04
Pessoa aprova o que importa
Pagamentos, valores acima do limite e exceções esperam aprovação.
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05
Tudo fica registrado
Cada ação fica no histórico, com o que foi feito e por quê.
O que seria entregue.
Entregas
- Mapeamento das rotinas e escolha das que mais tomam tempo.
- Automação de cada rotina com as regras da empresa.
- Etapas de aprovação humana e alertas de exceção.
- Histórico de cada ação e painel com o tempo economizado.
- ERP (Bling, Tiny, Omie e outros)
- Banco (extrato e API)
- Google Sheets ou Excel
- Receita Federal (consulta de CNPJ)
Etapas
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Descoberta2 a 3 dias
Levantamento das rotinas, do tempo que cada uma toma e das regras.
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Primeiras rotinas2 a 3 semanas
Automação das 2 ou 3 rotinas que mais tomam tempo.
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Teste com a equipe1 semana
As rotinas rodam em paralelo com o trabalho manual até baterem.
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Go-live e próximas rotinascontínuo
Entrada em produção e escolha das próximas rotinas.
O prazo final é definido na proposta, depois da descoberta.
Perguntas sobre este caso.
Quais rotinas dá para automatizar primeiro?
As que se repetem com regra clara: baixa de pagamentos, conciliação, lembretes de cobrança, cadastro a partir do CNPJ e e-mails de rotina. Na descoberta medimos qual toma mais tempo.
A IA mexe no dinheiro da empresa?
Não sem aprovação. Pagamentos e qualquer ação com valor acima do limite definido ficam esperando uma pessoa aprovar.
E se a rotina mudar?
As regras ficam documentadas e podem ser ajustadas. Mudanças pequenas entram no suporte; rotinas novas viram uma nova etapa.
Preciso trocar o meu ERP?
Não. A automação trabalha com o ERP que vocês já usam, por API, importação de arquivos ou acesso ao banco de dados.
Quer ver como ficaria na sua empresa?
Você explica o problema. A gente constrói a solução. Resposta direta, sem proposta genérica.
Veja também.
Atendimento com IA no WhatsApp
Responde clientes 24 horas, consulta pedidos no seu sistema e passa para uma pessoa quando precisa.
// 02Leitura automática de documentos
Notas fiscais, CT-e, contratos e comprovantes lidos pela IA e lançados no ERP.
// 03Triagem de pedidos e leads
Solicitações de vários canais classificadas e enviadas para a pessoa certa.
// 05Assistente sobre os documentos da empresa
A equipe pergunta e a IA responde com base nos manuais e políticas internas.
// 06Relatórios que se montam sozinhos
O resumo semanal sai pronto, sem ninguém juntar planilha.