Como fazer auditoria de frete: passo a passo para parar de pagar a mais

A fatura da transportadora chega, alguém confere por cima e o financeiro paga. Se esse é o fluxo da sua empresa, portanto, é provável que ela pague algo que não deveria. Isso raramente acontece por má-fé, pois o mais comum é a tabela reajustada sem aviso, a taxa lançada duas vezes ou o conhecimento de transporte cobrado em duplicidade. Como a conferência é manual e o volume é grande, esses erros acabam passando.

Por isso, neste guia você vai ver o que é a auditoria de frete, quais erros ela costuma encontrar, como fazer o passo a passo começando pela planilha e em que ponto vale automatizar.

O que é auditoria de frete (e o que ela não é)

Em resumo, auditoria de frete é a conferência da fatura de transporte contra o que foi combinado com a transportadora. Em outras palavras, você pega o valor cobrado, compara com a tabela negociada e com o que realmente foi entregue, e só então autoriza o pagamento.

Por outro lado, ela não é o mesmo que consultar o CT-e na Sefaz. A consulta confirma que o documento fiscal é válido. A auditoria, por sua vez, responde outra pergunta: o valor cobrado nesse documento está certo?

Muitas empresas também chamam esse processo de conciliação de frete. Os dois nomes descrevem a mesma ideia, porém a conciliação foca em bater valores, enquanto a auditoria inclui investigar a causa da divergência.

Quais erros a auditoria costuma encontrar

Antes de montar o processo, vale saber o que procurar. Em geral, as divergências caem em quatro grupos, e conhecê-los facilita a busca.

Valor diferente da tabela negociada

A transportadora aplica uma tarifa que não é a do contrato, seja por reajuste automático, seja por erro de cadastro na tabela dela. Como o desvio costuma ser pequeno em cada viagem, ninguém percebe, mas ele se repete todo mês.

Cobrança em duplicidade

Por exemplo, o mesmo serviço aparece duas vezes na fatura, ou um CT-e complementar é emitido e cobrado sem que o original tenha sido ajustado. Esse erro é fácil de achar quando se cruza o número do documento, porém quase impossível de ver a olho nu numa fatura com centenas de linhas. Por isso, vale automatizar a leitura dos documentos, como no caso de leitura automática de CT-e e notas fiscais.

Taxas e adicionais sem previsão

Pedágio, taxa de espera, reentrega, sobretaxa de combustível e seguro entram na conta, porém nem sempre estão no contrato. Portanto, cada adicional precisa ser conferido contra uma regra escrita, e não contra a memória de quem negociou.

Serviço cobrado e não prestado

Neste caso, a entrega aparece na fatura, mas a mercadoria voltou ou nunca saiu. Para descobrir isso, é preciso cruzar a fatura com o status real da entrega, e é aí que a maioria dos processos manuais falha.

Passo a passo para fazer a auditoria de frete

Você pode começar hoje, com uma planilha e os documentos que já tem, pois o processo abaixo funciona para a primeira fatura e serve de base para automatizar depois.

Passo 1: junte os documentos da fatura

Reúna a fatura, os CT-e listados nela, as notas fiscais correspondentes, o contrato ou a tabela de frete vigente e o comprovante de entrega. Sem esses cinco itens, a conferência fica incompleta, porque cada um responde a uma parte da pergunta.

Passo 2: compare cada linha com o contratado

Monte uma planilha com uma linha por viagem e as colunas de tarifa contratada, peso ou volume faturado, valor cobrado e diferença. Em seguida, calcule o valor esperado pela tabela e compare com o cobrado. Toda diferença acima de uma tolerância que você definir, por exemplo alguns reais por viagem, vira uma divergência a investigar.

Passo 3: confira encargos e adicionais

Depois do frete base, olhe cada taxa extra e, para cada uma, pergunte se ela está prevista no contrato e se o evento que a gerou realmente aconteceu. Assim, você separa o adicional legítimo do que foi lançado por engano.

Passo 4: registre a divergência e conteste antes de pagar

Primeiro, anote cada divergência com o documento, o valor e o motivo. Depois, envie a contestação à transportadora antes do pagamento, ou desconte o valor na fatura seguinte quando o contrato permitir. Contestar antes de pagar é bem mais simples do que pedir devolução depois.

Por que a planilha deixa de funcionar

A planilha resolve bem uma transportadora e algumas dezenas de viagens. Contudo, a partir de certo volume, três problemas aparecem.

Primeiro, a tabela de preços muda e cada transportadora tem a sua, de modo que manter tudo atualizado vira um trabalho à parte. Em segundo lugar, os dados vêm de lugares diferentes, pois o valor da nota está no ERP, o frete contratado está no TMS e o que foi pago está no financeiro. Por fim, a pessoa que sabe conferir vira ponto único de falha, e se ela sai de férias o processo para.

Quando isso acontece, o problema deixa de ser de conferência e passa a ser de dados. Nesse caso, uma boa base com indicadores de frete em dashboard mostra, por transportadora e por rota, onde estão as divergências e quanto elas custam por mês. Dessa forma, a auditoria vira rotina, e não um mutirão no fim do mês.

Como automatizar a conferência

Automatizar não significa comprar um sistema novo de cara, já que, na maioria dos casos, o caminho é fazer os sistemas que você já tem conversarem entre si.

O princípio é simples: a regra de conferência, que antes morava na cabeça de alguém, passa a rodar sozinha sobre os dados. Para isso, é preciso trazer para o mesmo lugar o CT-e, a nota, o contrato e o pagamento. Esse é justamente o tipo de trabalho que a Agência Byte faz em projetos de integração de sistemas, ligando o ERP, o TMS e o financeiro para que a divergência seja apontada no momento em que a fatura chega.

Com os dados juntos, o fluxo costuma ficar assim:

• a fatura entra e é lida automaticamente;
• cada linha é comparada com a tabela vigente;
• as divergências acima da tolerância são separadas para análise humana;
• o que está certo segue direto para pagamento.

Assim, a pessoa que conferia tudo passa a olhar só as exceções.

Erros comuns ao montar o processo

Alguns tropeços se repetem em quem começa a auditar frete. Um deles é auditar só o valor e ignorar o serviço, pois, se a entrega não aconteceu, o valor certo continua errado. Outro erro é não guardar o histórico das divergências, e sem ele você não consegue mostrar à transportadora que o erro é recorrente. Há ainda quem automatize antes de definir a regra, e o resultado é uma conferência rápida que repete o erro de sempre.

Por isso, escreva primeiro a regra, teste na planilha com um mês de faturas e só então automatize.

Conclusão

Em suma, auditar frete é conferir se o que você paga é o que você combinou. O passo a passo começa simples, com documentos, uma planilha e uma tolerância, e já costuma revelar divergências na primeira fatura. Porém, à medida que o volume cresce, o ganho vem de juntar os dados e deixar a regra rodar sozinha.

Por fim, se a sua operação já passou do ponto em que a planilha dá conta, vale mapear de onde vêm os dados da fatura e onde eles se perdem.

Quer entender quanto a conferência manual de frete pode estar custando na sua operação? Fale com a Agência Byte e mapeie, com a gente, onde os dados de ERP, TMS e financeiro deixam de se encontrar.