Conferir um CT-e costuma significar abrir o portal da Sefaz, digitar a chave e ver se o documento está autorizado. Isso é necessário, porém está longe de ser suficiente. Um CT-e pode estar perfeitamente válido e, mesmo assim, trazer um valor errado, um tomador trocado ou uma nota que nada tem a ver com a viagem.
Por isso, neste guia, você vai ver a diferença entre consultar e conferir, o que checar em cada CT-e, por que as divergências aparecem entre fiscal e financeiro e como tirar essa conferência da mão de uma pessoa só.
Consultar o CT-e não é o mesmo que conferir
A consulta confirma a existência e a situação do documento. Assim, pelo Portal Nacional do CT-e ou pelo site da Sefaz do estado emissor, basta informar a chave de acesso de 44 dígitos para saber se ele foi autorizado, cancelado ou denegado. Além disso, é possível ver os eventos registrados, como a carta de correção eletrônica.
A conferência, por outro lado, responde a uma pergunta diferente: o que está no CT-e bate com o que a empresa pediu, contratou e vai pagar? Para responder, portanto, é preciso comparar o documento com outras fontes, e não apenas com a Sefaz. Essa comparação pode ser automatizada, como mostramos no caso de extração de dados de notas fiscais e CT-e com IA.
O que checar em cada CT-e
Uma boa conferência cruza o CT-e com quatro fontes, e cada uma revela um tipo de erro diferente.
Contra a nota fiscal
Primeiro, confirme se as notas referenciadas no CT-e são as que de fato saíram naquele embarque. Em seguida, verifique remetente, destinatário e tomador do serviço, pois um tomador errado muda quem deve pagar o frete e quem aproveita o crédito.
Contra o pedido e o embarque
O CT-e precisa corresponder a uma viagem que existiu e, por isso, compare origem, destino, peso e volume com o que foi planejado e com o que o motorista realmente levou. Por exemplo, quando o peso faturado é maior que o embarcado, o valor do frete sobe sem que ninguém perceba.
Contra o contrato ou a tabela de frete
Aqui entra o valor, então calcule quanto o frete deveria custar pela tabela vigente e compare com o total do CT-e, incluindo os adicionais. Assim, se a diferença passa da tolerância, o documento vira uma divergência a tratar.
Contra o financeiro
Por fim, veja se o CT-e já gerou o título a pagar, se o valor do título é o mesmo do documento e se ele não foi lançado duas vezes. Na prática, muitas vezes a falha não está no CT-e, e sim no lançamento feito à mão.
Por que as divergências aparecem
Mesmo quando todos agem de boa-fé, três causas explicam a maior parte dos CT-e que não batem.
A primeira é o cadastro duplicado, ou seja, o mesmo cliente ou a mesma transportadora existe em mais de um sistema, com grafias ou códigos diferentes, e o documento é amarrado ao registro errado. Em segundo lugar, há a demora entre o CT-e autorizado e o título no financeiro, já que, enquanto o título não nasce, ninguém sabe o que está a pagar. Por último, existem ainda os ajustes depois da emissão, como o CT-e complementar para cobrar um valor adicional ou a carta de correção, que têm regras próprias e nem sempre chegam ao ERP.
Essas causas têm algo em comum, pois nascem de sistemas que não compartilham o mesmo dado. Por isso, como explicamos no guia de auditoria de frete, a conferência manual apenas esconde esse problema.
Como fazer a conferência na prática
Mesmo antes de automatizar, dá para organizar a rotina em quatro passos.
Primeiro, receba os CT-e em um só lugar, preferencialmente pelo arquivo XML, e não por e-mail solto ou PDF. Depois, valide a situação do documento na Sefaz, pois isso descarta cancelados e denegados. Em seguida, cruze cada CT-e com nota, embarque, tabela e financeiro, registrando as diferenças em uma planilha. Por fim, trate as divergências com a transportadora antes de liberar o pagamento.
Para volumes pequenos, esse roteiro funciona. Contudo, ele depende de alguém com tempo e conhecimento, e é nesse ponto que a operação cresce e a conferência fica para trás.
Como automatizar a conferência
Como o CT-e é um arquivo estruturado, a conferência é uma boa candidata à automação. Nesse caso, o sistema lê o XML, valida a situação, procura a nota e o embarque correspondentes e compara o valor com a tabela. Assim, o que está certo segue adiante, e só as exceções chegam a uma pessoa.
Para isso funcionar, porém, os dados precisam estar no mesmo lugar. Esse é, aliás, o trabalho típico de um projeto de integração de sistemas, que liga ERP, TMS e financeiro de forma que o CT-e seja conferido no momento em que chega, e não no fechamento do mês. Dessa forma, o título nasce já com o valor validado, e o cadastro único evita as duplicidades.
Erros comuns
O primeiro erro é achar que um CT-e autorizado é um CT-e correto, já que a autorização só garante que o documento é válido do ponto de vista fiscal. Outro erro é conferir apenas por amostragem, o que deixa passar justamente os desvios pequenos e repetidos. Há ainda quem corrija a divergência no financeiro sem avisar quem emitiu, e assim o erro volta na fatura seguinte.
Conclusão
Em suma, conferir um CT-e é mais do que consultar a Sefaz, pois é comparar o documento com a nota, o embarque, o contrato e o financeiro, e agir sobre o que não bate antes de pagar. Quando a rotina é manual, ela depende de pessoas e, por consequência, se perde com o volume. Já quando os sistemas compartilham os dados, ela roda sozinha e deixa para a equipe apenas o que precisa de decisão.
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[…] Com IA: primeiro, cada CT-e é conferido contra a tabela negociada, e as divergências viram uma lista para contestar. Ao mesmo tempo, as ocorrências são lidas, classificadas e registradas no sistema. Inclusive, mostramos esse processo passo a passo no guia de conferência de CT-e. […]