Integração ERP e TMS: o que muda quando os dados deixam de viajar em arquivo

“Nosso TMS é integrado ao ERP.” A frase aparece em quase toda proposta comercial e em quase toda reunião interna. Entretanto, quando alguém abre o processo, o que existe muitas vezes é um arquivo exportado no fim do dia, importado no outro sistema e conferido à mão quando algo não bate.

Em resumo, integrar o TMS com o ERP é fazer o pedido e a nota fiscal saírem do ERP direto para o TMS e, no sentido contrário, o status da entrega, o CT-e e o custo real do frete voltarem ao ERP sem ninguém digitar nada. Sempre que os dois sistemas permitem, o caminho mais seguro é a API em tempo real; quando não permitem, entra uma camada intermediária que confere cada envio e avisa quando algo falha.

Isso importa porque o ERP e o TMS guardam partes diferentes da mesma operação. Assim, se eles não conversam direito, a empresa paga o preço em retrabalho, em dado divergente e em decisão tomada com atraso. Por isso, neste guia você vai ver o que cada sistema faz, quais são os modelos de integração, como identificar uma integração de fachada e como planejar uma que funcione.

O que cada sistema faz e onde eles se encontram

O ERP é a base administrativa da empresa, pois cuida de pedidos, estoque, fiscal, financeiro e cadastros. O TMS, por sua vez, cuida do transporte, ou seja, do planejamento de cargas, da escolha de transportadora, da roteirização, do rastreamento e do custo do frete.

O ponto de encontro entre os dois é o pedido que vira embarque. Primeiro, o ERP gera o pedido e a nota, e o TMS precisa dessas informações para planejar a carga. Em sentido contrário, o TMS devolve ao ERP o que aconteceu no transporte, como o status da entrega, o CT-e emitido e o custo real do frete.

Quando um desses dois caminhos falha, portanto, alguém passa a fazer a ponte manualmente. Por isso, a integração não é um detalhe técnico, e sim a forma como a operação inteira se mantém coerente.

Os três modelos de integração

Existem três formas comuns de ligar um ERP a um TMS, e cada uma tem um custo e um limite diferente.

Arquivo ou lote

Nesse caso, um dos sistemas exporta um arquivo em horário fixo, e o outro importa. É o modelo mais simples de implantar, e por isso é o mais comum. Em contrapartida, ele tem três limites. Primeiro, o dado chega atrasado, depois o sistema de origem não sabe se o destino recebeu e, por fim, quando uma linha falha, ninguém é avisado.

API em tempo real

Cada evento, como um pedido liberado ou uma entrega concluída, é enviado assim que acontece, e o outro sistema responde se aceitou ou não. Dessa forma, o erro aparece na hora, perto de quem pode corrigi-lo. Por outro lado, exige que os dois sistemas ofereçam API e que alguém mantenha a integração quando uma das pontas for atualizada.

Camada intermediária

Nesse modelo, entre o ERP e o TMS fica uma camada que recebe os eventos, traduz os dados, registra o que passou e reprocessa o que falhou. Esse modelo é o mais robusto para empresas com mais de um sistema, pois evita que cada novo sistema crie uma integração ponto a ponto. Por exemplo, esse é o tipo de arquitetura que a Agência Byte monta em projetos de integração de sistemas, justamente para que um ERP, um TMS e o financeiro compartilhem a mesma versão da verdade.

Sinais de que a sua integração é só de fachada

Nem sempre é fácil perceber que a integração está incompleta, já que o sistema “funciona”. Alguns sinais, contudo, costumam aparecer.

Um sinal clássico é alguém precisar conferir à mão se o que saiu de um sistema chegou no outro. Da mesma forma, clientes, transportadoras e produtos aparecem duplicados, com grafias diferentes, nos dois cadastros. Além disso, o custo real do frete só chega ao ERP dias depois do CT-e, e a equipe descobre as falhas por reclamação do cliente, e não por um alerta. Por fim, a conferência da fatura de frete acaba dependendo de planilha, já que os dados do TMS e do financeiro não batem.

Se dois ou mais desses pontos aparecem na sua operação, a integração provavelmente é de arquivo e sem retorno. Em outras palavras, o sistema envia, mas ninguém confirma.

“Quase toda empresa diz que o TMS é integrado ao ERP. A pergunta que separa uma integração real de uma de fachada é simples: quando um envio falha, quem fica sabendo, e em quanto tempo?”

Marcelo Costa, Founder da Agência Byte

O que deve fluir entre ERP e TMS

Antes de escolher o modelo, defina quais dados precisam circular. Na maioria das operações, são cinco blocos. Os pedidos e as notas fiscais vão do ERP para o TMS, para que ele planeje a carga. Já o cadastro de clientes, transportadoras e locais de entrega precisa ser único nos dois lados. Em seguida, o embarque e o CT-e fazem o caminho inverso e ligam o documento fiscal à nota de venda. O status de entrega também volta, pois alimenta o atendimento e o faturamento. Por último, o custo real do frete retorna ao ERP e ao financeiro para fechar a margem da venda.

Quanto mais cedo cada bloco chegar ao destino, menor o retrabalho. O custo do frete, porém, é o que mais costuma ficar para trás, e é ele que decide se a venda deu lucro.

Como planejar a integração

Uma integração boa começa no processo, e não na tecnologia, e por isso o roteiro abaixo é simples.

Mapeie o fluxo atual

Desenhe o caminho de um pedido, do ERP até a entrega e o pagamento, marcando cada ponto em que alguém digita, exporta ou confere à mão. Assim, esses pontos viram os candidatos à automação.

Defina o dono de cada dado

Escolha qual sistema é a fonte de verdade para cada cadastro, porque, sem isso, os dois sistemas passam a sobrescrever um ao outro, e o problema de duplicidade só muda de lugar.

Escolha o modelo pelo risco

Se a operação aceita atraso de horas e o volume é baixo, o arquivo pode servir por um tempo. Por outro lado, se o erro precisa ser visto na hora, vale usar API ou uma camada intermediária. Dessa maneira, você investe onde a falha custa mais.

Planeje o erro, e não só o caminho feliz

Defina o que acontece quando uma mensagem falha, ou seja, quem recebe o alerta, como ela é reprocessada e onde fica o registro. Essa parte parece secundária, no entanto é ela que separa uma integração confiável de uma que depende de sorte.

Erros comuns

O primeiro erro é integrar sem limpar o cadastro, o que replica a bagunça nos dois sistemas. Em segundo lugar, muitos tratam a integração como um projeto de uma vez só, embora ela precise de manutenção a cada atualização de ERP ou de TMS. Por fim, há quem meça só se o arquivo foi enviado, e não se o dado foi aceito do outro lado.

Se a próxima pergunta é sobre investimento, veja o guia quanto custa integração de sistemas, com os fatores que fazem o preço subir ou cair. E, para fechar o ciclo do frete, a conferência de CT-e depende justamente desses dados chegando certos ao ERP.

Conclusão

Em resumo, a integração entre ERP e TMS decide se o transporte conversa com o resto da empresa ou vive em uma planilha paralela. O modelo de arquivo funciona para começar, mas costuma deixar o retorno em aberto. Já a API e camada intermediária mostram o erro na hora e dão rastro do que aconteceu.

Portanto, antes de trocar qualquer sistema, vale mapear onde a sua operação ainda depende de uma pessoa para fazer a ponte.

Quer saber se a integração entre o seu ERP e o seu TMS é de verdade ou só de fachada? Converse com a Agência Byte e faça um mapeamento do fluxo: https://agenciabyte.com/servicos/integracao-de-sistemas